事務には、営業事務と一般事務の2つの職種があります。
どちらも事務ですが、営業活動に関わるかどうかの違いがあり、業務内容も異なります。
今回は、営業事務と一般事務の違いについて、私の経験も含めて紹介します。
どちらの事務も社内の縁の下の力持ち
営業事務も一般事務も、サポート役として立ち回ることが多いため、社内の縁の下の力持ちとして活躍します。
営業事務は、営業活動に関わる受発注業務など、専門的な事務を行うことが多いです。
一般事務は、幅広い業務を行いながら、社内のサポートとして細かい仕事をこなします。
事務は地味だと思われがち。
しかし、縁の下の力持ちの事務がいないと、業務が滞るなど困る場面が多くなってしまいます。
営業活動に関わるのが営業事務
営業事務は、売り上げに関わる事務作業をします。
会社によっては営業事務という呼び名ではなく、営業アシスタントや営業サポートなどと呼ばれることもあります。
業務としては、会社の利益に関わるので、緊張する場面に対応することもあるでしょう。
ここでは、一般事務とは異なる営業事務について紹介します。
売り上げに関わる事務仕事が多数
営業事務はその名の通り、営業活動に関わる事務仕事を行います。
業務内容は、会社や業界によってバラバラです。
しかし、例えば、受発注業務や見積書作成、仕入管理など、取引先や顧客などを相手にする場合が多いです。
そのため利益に直結する仕事なので、緊張するシーンもあるでしょう。
顧客対応なども多いので、ビジネスマナーを身に着けておく必要もあります。
処理スピードが求められる場面あり
顧客対応や受発注などの売り上げに関わる事務の場合、納期が決められているなどの制約があります。
そのため、業務の処理スピードを求められることがあるでしょう。
売り上げに関わることなので、早く処理することはもちろん、正確さも求められます。
日々膨大な数の業務をこなすため、優先順位を付けて効率良く業務を行う姿勢も求められるでしょう。
専門性が高い場合も
営業事務は、営業部門と密接にやり取りをするため、高い専門性を求められることがあります。
例えば、特殊な業界なら、一通りの専門的な知識が必要になります。
また、プレゼン資料の作成など、PCスキルも一定以上必要になる場合も。
顧客や取引先などの社外とのやりとりも多いので、コミュニケーション能力も必要になります。
円滑な社内活動の柱になる一般事務
一般事務は、細かく分けるとたくさんの業務をこなしています。
社内のサポート役として、いろいろと先回りして作業をしなければいけない場面もあります。
ここでは、一般事務の業務や特徴、あると良い性質などを紹介します。
部署をまたいで幅広い業務がある
一般事務は社内のサポート役なので、ときには部署をまたぐなど幅広い業務を担当します。
電話対応や郵便物の仕分けや発送など、細やかなサポートをする仕事が多いです。
また、資料の作成や備品管理、いろいろな手配など、細かいけれど正確に処理する必要がある仕事も多いです。
さまざまな窓口になることが多い
一般事務は会社の代表窓口にきた問い合わせや、社内の困りごとなどの確認など、さまざまな窓口になることも多いです。
社内の人にちょっとしたことを頼まれる場面も多いので、コミュニケーションスキルも高い方が重宝されます。
また、メール対応などもあるので、社内サポート役とはいえ、さまざまな人と接する機会が多くなるでしょう。
細やかな気配りで社内をサポート
一般事務は社内のサポート役なので、いろいろと気づいて行動する必要があります。
例えば備品発注。
コピー用紙や伝票がもし足りなくなったら、社内の人はとても困ります。
他にも社内の人が困らないために、先回りしていろいろと準備することがあるでしょう。
一つ一つの業務に、細やかな気配りが必要です。
転職は職種名だけでなく仕事内容に着目しよう
転職活動で求人を探すのは、営業事務や一般事務など職種を元に探すことがほとんどです。
注意したいのが、職種名だけで営業か一般事務かをしぼると、自分に合った求人を見逃すことがあります。
ここでは、職種名だけでなく、応募内容をしっかり見ることや、自分のキャリアを把握する必要がある理由を解説します。
応募内容にしっかり目を通して理解する
事務希望の転職の場合、一般事務や営業事務などの職種名だけで判断すると、入社後にギャップを感じることがあります。
例えば、営業アシスタント応募とあっても、営業だけでなく、社内のサポート業務も合わせて仕事をする場合があります。
そのため、職種名はあくまで目安として見て、実際の応募内容に書かれている仕事内容をしっかり確認しましょう。
そして、応募内容を理解して、自分がやりたいと感じた会社に応募すると、入社後のギャップを減らすことができるでしょう。
自分が経験した業務をしっかり把握して
自分が今までしてきた仕事がどちらの事務なのか把握することで、転職活動をスムーズに進められます。
もし自分がどちらの事務をしてきたのかわからないなら、まずは自分がしてきた業務を書き出してみてください。
受発注業務や見積書作成など、営業に関わる業務なら、営業事務です。
備品の管理や郵便物の仕分けなど、社内活動に関わる事務なら、一般事務と言えます。
ただし、両方の業務をこなしている場合もあるので、その場合は営業事務として他の業務も行っていたとしても良いでしょう。
自分のキャリアをしっかり把握することは、求人探しや面接対策にもつながります。
営業事務でも一般事務でも転職ならエージェント利用が◎
事務の転職なら、自分で転職サイトで求人を見つけるより、転職エージェントを利用することをおすすめします。
転職エージェントの利用は無料です。
転職エージェントは、自分に合った求人を紹介してくれるだけでなく、悩みがちな転職の相談もできます。
そして、転職サイトには載っていない非公開求人の取り扱いもあります。
また、面接日程や待遇条件などの交渉も引き受けてくれるので、自分自身では気持ちを軽くして転職活動ができるでしょう。
評判の良いdodaエージェントサービスなどの大手は、求人数も多いのでおすすめです。
【私の体験談】自分の職種を理解してなかった話
私が初めて転職をしようと思い、転職サイトに登録したときの話です。
私は事務職ですが、当時事務にも種類があることを知らず、転職サイトをうまく使えませんでした。
職務経歴書を作成して登録しようとしたとき、最初はどのように書けば良いかわかりませんでした。
職種別のテンプレートがあったので、まずは一般事務のテンプレートを開いてみました。
そのテンプレートの内容は、当時の私の業務とは違う内容ばかり並んでいて、困り果ててしまいました。
そこで、営業事務というものがあるのかと、営業事務（アシスタント）のテンプレートを開いてみることに。
そこには、私が行っている業務と同じ項目ばかり載っていました。
私はこのときに、自分の職種が営業事務ということを理解しました。
それまでは、求人を探すのに一般事務も一緒に見ていたので、手間がかかると思っていました。
しかし、自分の職種がわかったことで、求人検索も営業事務やアシスタントにしぼり、無駄な時間を過ごさずにすむようになったのでした。
営業事務も一般事務も幅広い業務をしている
営業事務と一般事務は、営業活動に関わるかなどの違いがあります。
しかし、どちらの事務もサポート役として、幅広い業務をしています。
どちらの事務業務も、正確さが求められ、ときには先回りして細やかな気配りが必要に。
社内勤務ですが、多くの人と関わることが多いので、コミュニケーションスキルもあると有利です。
転職では、職種名だけにとらわれず、求人内容をしっかり確認することで自分の希望の転職に近付くことができるでしょう。
転職に関する悩みについて、私の経験も含めて紹介しています。
ぜひこちらも参考にしてみてください。
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