転職活動中に、選考を辞退したいと思う場合が出てくることがあります。
選考を辞退する際は、相手の企業側も関わってくることなので、誠意を持って対応することが大前提になります。
今回は、選考を辞退するときのマナーと、私の体験談を紹介します。
選考を辞退する際のマナー
転職の選考を辞退する際は、相手の企業に誠意を持って対応しないと、こちら側の社会人としての常識を疑われてしまいます。
何も連絡せずに面接に行かないなどの無断での辞退は、絶対やめましょう。
相手の企業側も、面接官のスケジュール調整などの選考準備をしています。
辞退したいと思ったなら、すぐに連絡するのがマナーです。
辞退の連絡はメールでも電話でもOK
選考を辞退する連絡は、メールでも電話でも良いとされています。
辞退メールを送った場合は、担当者から翌営業日までには返信があることが多いので、2営業日経っても返信がない場合は、電話で直接伝えたほうが良いでしょう。
ただ、面接前日や当日など、次の選考日程の直前に辞退する場合には、電話で直接伝えたほうが良いです。
メールだと、他のメールに紛れてしまったり、まれに迷惑ボックスに入ってしまっていたりで、確認できない場合があります。
営業時間内に連絡
メールでも電話でも、選考自体の連絡はその会社の営業時間内にするのがマナーです。
メールだからと言って、深夜に送信するなどはやめましょう。
簡潔に伝える
メールでも電話でも、辞退の連絡をする際はビジネスマナーの形式にのっとった文章を心がけましょう。
- 名乗り
- 辞退する旨
- 理由
- 感謝と謝罪で締め
の順番に文章を考えると、簡潔に分かりやすくなるので相手にすぐに伝わります。
理由は簡潔に、「一身上の都合」などでも良いです。
ただ、理由を聞かれることが多いので、納得してもらえる簡単な理由を考えておくと良いでしょう。
辞退連絡の例文
辞退連絡するのは気が引けるかもしれませんが、すぐに連絡を入れたほうが、自分も企業側も余計な時間を使わずに済みます。
メールと電話のそれぞれのパターンの例文を紹介しますので、辞退したいときの参考にしてみてください。
電話での辞退連絡の例文
あなた：大変お世話になっております。〇月〇日に一次面接を受けさせていただいた●●です。人事部の〇〇（採用担当者）様いらっしゃいますでしょうか？
担当者が出たら…
あなた：大変お世話になっております。〇月〇日に一次面接を受けさせていただいた●●です。先日はどうもありがとうございました。
大変恐縮ではございますが、諸般の事情のため、選考を辞退させていただきたく、連絡させていただきました。
担当者：それは残念です。差し支えなければ、理由をお聞かせ願えますか？
あなた：はい、御社の業務内容を詳しくうかがう中で、自分のイメージと異なる部分が多く、私の考えとギャップがあることに気が付き、貢献できないと思ったからです。
担当者：そうですか。理由を聞かせていただきありがとうございます。
あなた：貴重なお時間をいただいたにも関わらず、大変申し訳ございません。
それでは、失礼いたします。
メール辞退連絡の例文
ジネスメールも形式があるため、例文を知っておき自分のケースに当てはめれば、すぐに送ることができます。
件名：選考（面接）辞退のご連絡：〇〇（あなたの名前）
本文：
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
〇月〇日に一次面接を受けさせていただきました、●●です。
その節は、誠にありがとうございました。
一身上の都合により、選考（面接）を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
お忙しいところ、貴重な時間をいただいたにもかかわらず、このような結果になってしまい申し訳ございません。
本来なら直接お詫びすべきところでございますが、
メールでのご連絡となり、重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
●●(あなたの署名）
相手がメールを確認できない場合があるので、メールの返信が、2営業日経ってもなかったら再度メールするか、直接電話しましょう。
採用担当者は辞退連絡で怒ったりしない
企業に応募しておいて、辞退するのは身勝手だと思って、怒られるのではないかと思う人がいるかもしれません。
しかし、採用担当者は、一定の辞退者がいることは想定済みです。
そのため、辞退の連絡をしても怒ることなく、淡々と対応してくれることがほとんどです。
怒ってはいないとはいえ、時間をかけて採用業務をしているので、辞退の連絡をする際は、相手に誠意を持って、謝罪と感謝を述べましょう。
エージェント経由で応募している場合
1人で転職活動を進めている場合は、辞退する旨を自分で直接企業に連絡を入れなければいけません。
しかし、転職エージェント経由で応募している場合は、エージェントの担当者に辞退する旨を連絡しましょう。
そうすれば、エージェントの担当者が、相手企業に辞退の連絡をしてくれます。
エージェントには理由を聞かれるので、辞退したいと思った正直な気持ちを言ったほうが良いでしょう。
ただし、不満などの愚痴は言わないようにしましょう。
正当な納得のいく理由をきちんと説明してください。
そうしないと、次の応募先を紹介してくれなくなります。
【私の体験談】一次面接後に辞退したときの話
私が転職活動をしているときに辞退した時は、一次面接後に二次面接の日程調整の連絡が来たときでした。
一次面接時に、この会社では働きたくないと感じたため、どのように辞退しようか悩んでいました。
この会社は、自分で直接企業に応募していたため、自分で何もかもやらなければいけません。
どのように伝えようか悩んでいたときに、二次面接の日程調整のメールが来ました。
連絡しづらいな
と、モンモンと過ごしていました。
そして意を決して、辞退の電話をしました。
最初は、一身上の都合でと理由を濁して辞退の旨を伝えたのですが、やはり理由は聞かれました。
その時は、キャリアプランが合わなそうだという理由にして伝えました。
採用担当者は、そうですかの一言だけで、すんなり電話は終了しました。
辞退の電話を掛けるまでは、「怒られるかな…」「態度悪かったらどうしよう」など、ドキドキしていました。
しかし、すんなりと辞退連絡が終わったので、
あぁ、こんなにすんなり終わるもんなのだな…気張らなくて良かったんだ
と脱力したのを覚えています。
自分が思っているより、採用業務をしている人は、淡々としているものです。
辞退を決意したのなら、すぐに連絡して、自分の気持ちも晴らして潔く次に行きましょう。
辞退するときは、そのぐらいの気持ちで良いのだなと学んだ経験でした。
まとめ
転職活動中に辞退したいと思ったら、すぐに相手へ連絡しましょう。
辞退する場合も、誠意を持って対応することが大切です。
辞退の連絡は、なんだか後ろめたいと思ってしづらいかもしれませんが、無断で辞退するのだけは絶対ダメです。
採用担当者は淡々と対応することが多いので、むしろ自分の気持ちを晴らすためにすぐに辞退の連絡をして、晴れ晴れとした気分で次に望む方が、自分の精神的にも良いでしょう。
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